gestion électronique de documents

La gestion électronique de documents (GED) peut être très utile dans le secteur du BTP pour gérer efficacement les multiples documents spécifiques au secteur tels que les plans, les contrats, les factures…. Une bonne préparation et recherche doivent être faites minutieusement pour une mise en place optimale. Voici quelques points à considérer pour mettre en place une GED dans le secteur du BTP. 

 

Les avantages d’une gestion électronique de documents 

La GED aide les entreprises, tous secteurs confondus, à améliorer leur efficacité et leur productivité, à réduire les coûts, à améliorer la sécurité des informations, à gagner de l’espace et à améliorer la collaboration. Cela peut aussi aider les entreprises à atteindre leurs objectifs en lien avec le développement durable et à améliorer leur compétitivité. 

Identifier les besoins spécifiques   

Les entreprises du BTP ont des besoins de gestion documentaire très spécifiques tels que : 

  • La gestion des plans de construction,  
  • Les certifications de conformité,  
  • Les rapports de contrôle qualité  
  • Les documents réglementaires 
  • La facturation 
  • Les fiches de paie 

Il est donc important d’identifier les types de documents à gérer pour déterminer les fonctionnalités nécessaires pour la solution de GED à appliquer à l’entreprise. 

 

Choisir une solution adaptée 

En fonction des besoins de l’entreprise et du système d’information déjà existant, choisissez une solution de GED précise. Certaines solutions peuvent inclure des solutions de signature électronique, de dématérialisation des factures ou encore de stockage et de gestion des devis et autres documents importants. 

 

Impliquer les parties prenantes  

Pour garantir l’adoption et l’efficacité du système de GED, impliquez les parties prenantes, y compris les équipes de chantier, les ingénieurs et les sous-traitants. Les employés doivent être formés sur l’utilisation du système de GED et encouragés à utiliser le système de manière cohérente. De cette façon, ce système améliorera la productivité et favorisera le travail collaboratif. 

 

Établir une stratégie de migration et création de processus 

Lors de la mise en place d’un système de GED, une stratégie de migration pour transférer les documents existants dans le nouveau système est nécessaire. Dans une entreprise de BTP, il peut être utile de classer les documents par projet, de les organiser par ordre chronologique et de prendre en compte les autorisations d’accès à ces documents. 

Mettre en place un processus de gestion de documents  

Une fois les documents transférés, la création d’un processus pour gérer les nouveaux documents créés doit être mise en place. Les processus de gestion de documents peuvent inclure des règles pour la création, l’archivage et la récupération des documents, ainsi que des autorisations d’accès spécifiques pour les différentes parties prenantes. C’est aussi la mise en place d’un workflow qui permettra une utilisation fluide et organisée des documents.  

Assurer la sécurité et la conformité 

Dans le secteur du BTP, les documents doivent souvent être stockés pendant plusieurs années pour se conformer aux exigences légales. Il est important de garantir la sécurité de ces documents et de s’assurer que le système de GED est conforme aux normes de sécurité et de conformité applicables. Pour cela, choisissez un système permettant de contrôler et limiter les accès, intégrant une démarche RSE et ayant des données chiffrées permettant de sécuriser les sauvegardes.  

 

L’impact sur l’environnement 

La GED peut avoir un impact positif sur l’environnement. Tout simplement, cette virée vers le digital permet de réduire la consommation de papier, d’encre et d’énergie, tout en améliorant l’efficacité de la productivité et en améliorant la collaboration.  

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